Главная 7 Ваш юрист 7 Необходимые сроки хранения кадровых документов

Необходимые сроки хранения кадровых документов

Необходимые сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов различаются в зависимости от важности конкретной формы. Какие требования предъявляются к срокам хранения отдельных видов кадровых документов и где они закрепляются, рассказано в нашей статье.

Чем регулируется срок хранения кадровых документов в организации

В ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ закреплена обязанность организаций всех форм собственности сохранять определенные документы в течение сроков, специально установленных в отдельных нормативных актах. Эта норма касается и документов по личному составу, входящих в состав кадровых документов. В ч. 3 ст. 6 закона № 125-ФЗ указано, что специально уполномоченный госорган утверждает перечень типовых документов, подлежащих хранению в архиве, с указанием сроков, на протяжении которых это хранение осуществляется.

Таким документом является приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.Необходимые сроки хранения кадровых документов

В самой организации может быть разработан и утвержден локальный акт, который будет регламентировать процедуру хранения документов. Например, это может быть положение о хранении документов.

Руководство компании должно решить:

  • передавать ли документы на хранение в специализированное архивное учреждение;
  • организовать ли централизованное внутреннее хранение документов из всех отделов;
  • поручить ли каждому структурному подразделению обеспечить сохранность документации.

Но какой бы способ хранения документов ни был избран, сроки хранения конкретных документов будут одинаковыми.

Сколько хранятся наиболее распространенные кадровые документы в организации (с учетом изменений 2016 года)

В определении сроков хранения кадровых документов помогут следующие разделы Перечня:

  1. Раздел 1.2, куда включены штатное расписание, положение о структурных подразделениях, номенклатура должностей, должностные инструкции (все они хранятся постоянно) и др.
  2. Раздел 7.1, где нашли отражение перечни профессий, коллективные договоры (хранятся постоянно), журналы учета рабочего времени (хранятся 5 лет) и др.
  3. Раздел 7.2 «Нормирование труда, тарификация, оплата труда», где описаны нормы выработки (хранятся постоянно), документы о премировании (хранятся 5 лет) и др.
  4. Раздел 7.3 «Охрана труда», куда включены документы об аттестации рабочих мест (хранятся 45 лет), акты расследований профзаболеваний (хранятся 75 лет), сведения об авариях (хранятся 5 лет) и др.
  5. Раздел 8.1 «Прием, перемещение, увольнение работников», где упоминаются трудовые договоры, личные дела и личные карточки сотрудников (хранятся 75 лет) и др.
  6. Раздел 8.2 «Установление квалификации работников»: аттестационные заключения, документы о присвоении классных чинов и специальных званий (хранятся 75 лет) и др.
  7. Раздел 8.3 «Повышение квалификации», куда вошли документы о переподготовке, планы повышения квалификации (хранятся 5 лет) и др.
  8. Раздел 8.4 «Награждение», куда включены документы о представлении к награждению различными типами наград, присвоении званий (хранятся 75 лет) и др.

Отдельные сроки хранения документов могут быть закреплены и в других нормативных актах. Так, абз. 6 ст. 230, абз. 2 ст. 230.1 ТК РФ обязывают работодателя сохранять 2-й экземпляр утвержденного им акта расследования несчастного случая (обычного, группового, тяжелого, со смертельным исходом) вместе с материалами расследования на протяжении 45 лет.

А в самом законе № 125-ФЗ с учетом внесенных в марте 2016 года изменений в ст. 22.1 указано, что документы по личному составу в организациях сохраняются не менее 50 лет, если они созданы после 2003 года, а все документы, оформленные ранее, — 75 лет.

Хотя Перечень и является нормативным актом, его применение не всегда оправданно. В ситуациях, когда срок хранения кадрового документа установлен на уровне закона, применяются именно нормы закона, а не Перечня. А коллизии встречаются.

Кто принимает решение о сохранении документов

Как только документы длительного хранения выходят из документооборота, они собираются, систематизируются, описываются и сдаются в архив. Обычно массовый сбор таких документов происходит в конце года во всех структурных подразделениях, в том числе в кадровой службе.

Если в организации действует положение о хранении документов, то в нем прописан и порядок передачи документов на хранение, и сроки хранения, а также указано лицо, ответственное за сбор и подготовку документов к передаче на хранение. Сотрудник, в чьи должностные обязанности входит организация процесса передачи документов, занимается сортировкой документов.

Значительно упрощает процесс наличие номенклатуры кадровых дел. Так, в форме номенклатуры, рекомендуемой Росархивом (решение коллегии Росархива от 06.02.2002), уже указан срок хранения каждого попавшего в нее документа. Остается только отобрать нужные бумаги и рассортировать их по группам.

Законом № 125-ФЗ предусмотрена необходимость определения сроков хранения тех или иных документов постоянно действующими экспертными комиссиями. В функции экспертной комиссии входит отбор документов:

Также члены комиссии проводят экспертизу документов для установления их ценности.

В состав комиссии назначаются квалифицированные специалисты организации в сфере делопроизводства, один из представителей руководящего звена и представитель архивного учреждения.

Где и сколько хранятся кадровые документы после закрытия организации

Срок временного хранения документов по личному составу — не менее 50 лет. Но не всякая организация столько проработает. Во время хозяйственной деятельности отдельных компаний образуются документы, имеющие особую ценность, и срок хранения этих документов может во много раз превысить срок работы самой компании.

Логично, что после закрытия компании хранить документы будет некому, поэтому процесс передачи документов в архивное учреждение организуется до прекращения деятельности компании. Обычно эту обязанность возлагают на ликвидатора (ликвидационную комиссию) или конкурсного управляющего (если компания объявляется банкротом).

Эти лица должны воспользоваться действующим договором с архивным учреждением или заключить таковой. Но в архив не примут несистематизированные документы, так что их придется упорядочить и описать. Все переданные в архив документы находятся там до истечения сроков хранения.

ВАЖНО! Сроки хранения ряда документов, в том числе кадровых, устанавливаются на законодательном уровне. Большим подспорьем в работе по установлению сроков сотруднику кадровой службы служит Перечень, но его использование не отменяет обязанность отслеживать изменения в законодательстве относительно изменения правил документооборота.

При этом следует помнить, что при составлении перечня его разработчики руководствовались ценностью документов для государства и его представительских органов. А в интересах самой организации может понадобиться установить более длительный срок хранения, чем это предусмотрено перечнем, особенно когда речь идет об 1 или 3 годах.

Если же на документ ссылаются при рассмотрении спора в суде, то его уничтожение никак невозможно до окончания разбирательства, какими бы короткими ни были установленные сроки хранения.

О admin

x

Check Also

Отпуск – что это такое? Определение отпуска

Отпуск – социально-правовая категория, определяющая конкретный временной промежуток освобождения от основной работы для личных целей, отдыха и по другим причинам с сохранением занимаемой должности. Условия и особенности его предоставления зависят ...

Отозвать заявление на увольнение можно и по электронной почте

Отозвать заявление на увольнение можно и по электронной почте Суд может восстановить сотрудника, решившего уволиться, но передумавшего впоследствии и сообщившего об этом в электронном письме, даже если он это сделал ...

Отозванные лицензии банков – актуальный список

Отозванные лицензии банков в 2017 и 2018 годах – актуальный список Отозванные лицензии банков в 2017-2018 годах – список с номерами и датами отзыва можно посмотреть по ссылке ниже. Что ...

Относить к обманутым дольщиков станет проще

Относить граждан к категории обманутых дольщиков станет проще Как считает депутат, применяемые сегодня критерии определения «проблемности» ситуации с обманутыми при строительстве дома гражданами не могут охватить всех, кто участвовал в ...

Отменят ли северные надбавки по новому закону?

Отменят ли северные надбавки в 2017 году по новому закону? Северные надбавки отменят или нет? Уже давно этот вопрос волнует жителей северных регионов нашей страны. Давайте рассмотрим, что представляют собой ...

Отменят ли в России «налог на болванки», и кто и как его сегодня платит?

Отменят ли в России «налог на болванки», и кто и как его сегодня платит? «Налог на болванки» –самый противоречивый и малопонятный вид денежных выплат из всех практикуемых в России. Не ...

Отменена ли поверка счетчиков воды?

Отменена ли поверка счетчиков воды? Поверка счетчиков воды отменена? Этим вопросом задаются многие домовладельцы и квартиросъемщики, которые что-то слышали от знакомых, что-то читали в газетах или Интернете. Попробуем разобраться с ...

Отмена роуминга в стране

Изменит ли тарифы сотовых компаний принудительная отмена роуминга внутри страны Каждый знает, что если приехать в другой российский регион и звонить оттуда своим оставшимся дома родственникам, телефонный счет может очень ...

Отмена приказа об увольнении по инициативе работодателя

Отмена приказа об увольнении по инициативе работодателя Отмена приказа об увольнении по инициативе работодателя происходит, если обнаруживается, что увольнение было незаконным или необоснованным. В предложенном материале рассмотрен порядок такой отмены. ...

Отмена доверенности: какой порядок предусмотрен законом

Отмена доверенности: как отменить доверенность, пошаговая инструкция Порой репутация уполномоченного представителя резко ухудшается. Такие ситуации характерны при совершении им мошенничества, осуществлении давления на собственника имущества, наделившего его правами, порчи переданных ...

Отличительные черты нового отчета в ПФР с

Отличительные черты нового отчета в ПФР с 2018 года Какие отчеты нужно сдавать в ПФ в 2018 году? В 2018 году в отчетах, сдаваемых в Пенсионный фонд, мало что изменится: ...

Отличие обоснованного риска от крайней необходимости

Отличие обоснованного риска от крайней необходимости Суть крайней необходимости и правомерного риска Случаи крайней необходимости в упрощенном виде можно описать так: ради спасения одного правооохраняемого блага лицо вредит иному благу. ...

Отличие независимой гарантии от банковской и других видов обеспечения

Отличие независимой гарантии от банковской и других видов обеспечения Поручительство и гарантия Поручительство и банковская гарантия являются видами обеспечения исполнения обязательств. Но если в первом случае платежеспособность гаранта подтверждается банком, ...

Отличие налога от сбора по законодательству РФ (виды)

Отличие налога от сбора по законодательству РФ (виды) Отличие налога от сбора закреплено на уровне налогового законодательства. Хотя оба этих фискальных платежа являются источниками пополнения бюджета, механизм их начисления и ...

Отличие задатка от обеспечительного платежа

Отличие задатка от обеспечительного платежа Понятия задатка и обеспечительного платежа Виды обеспечения обязательств перечислены в п. 1 ст. 329 ГК РФ. В их числе фигурируют задаток и обеспечительный платеж. Данные ...

Открытие наследства по закону и по завещанию

Как происходит открытие наследства по закону и по завещанию Открытие наследства совершается после гибели гражданина или следом за установлением юридического факта — объявление его умершим. Законодатель включает в число субъектов, ...

Открытие наследства – что это означает

Открытие наследства Первый этап процесса наследования — открытие наследства . Это юридическая процедура, с которой связывают момент возникновения притязаний на имущество, а также начало исчисления срока его принятия или отказа. ...

Открытие АО – пошаговая инструкция

Открытие АО – пошаговая инструкция Создание акционерного общества: пошаговая инструкция (основные этапы) Общие вопросы создания АО урегулированы в ст. 98 ГК РФ. Более подробно этот вопрос раскрыт в главе 2 ...

Открывать хостелы в квартирах разрешат с согласия соседей

Депутаты хотят разрешить открывать хостелы в квартирах с согласия жильцов Госдума планирует внести изменения в законопроект относительно хостелов. Их легализуют при условии согласия половины жителей дома и соблюдении санитарных норм. ...

Отключение электроэнергии за неуплату коммунальных услуг

Процесс отключения электроэнергии за неуплату коммунальных услуг Практика отключения электроэнергии за неуплат коммунальных услуг весьма распространена не только в нашей стране. Армии должников по коммуналке все растут и количество долга ...

Отказ от прививок

Отказ от прививок — бланк заявления (от гриппа, в школе, в роддоме) 2017-2018 Отказ от прививок — это право родителей в отношении своих детей, не достигших 15 лет (а в ...

Рейтинг@Mail.ru